Standalone · Arbeitsschutzmanagement · digitale Organisation
Arbeitsschutzmanagement digital organisieren – ohne überladenes Großsystem.
Die Standalone-Variante des Jakobs Consulting Kundenportals ist für Unternehmen gedacht, die ihre Arbeitsschutzorganisation eigenständig digital strukturieren möchten: Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Gefahrstoffe, Prüfungen, Vorsorge, Maßnahmen, Projekte, Unfallmeldungen, Berichte und Nachweise werden zentral verwaltet – vom kleinen Betrieb bis zum Unternehmen mit mehreren Standorten. KI-gestützte Funktionen unterstützen zusätzlich bei vorbereitenden Arbeitsschritten, zum Beispiel beim Auslesen von Sicherheitsdatenblättern für das Gefahrstoffverzeichnis.
Die schlanke Alternative zu großen EHS-Systemen.
Statt ein komplexes Großsystem einzuführen, konzentriert sich die Standalone-Variante auf die Themen, die im betrieblichen Arbeitsschutz täglich gebraucht werden: Dokumentation, Fristen, Verantwortlichkeiten, Maßnahmen und Nachweise.
Problem
Excel-Listen, Papierordner und verstreute Nachweise kosten Zeit.
Viele Unternehmen haben bereits Arbeitsschutzdokumente, aber keine zentrale Struktur. Unterweisungen, Prüfungen, Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und Maßnahmen liegen verteilt in Ordnern, E-Mails oder einzelnen Tabellen. Dadurch gehen Fristen unter, Verantwortlichkeiten bleiben unklar und Nachweise sind im Ernstfall schwer auffindbar.
Prüfungen werden übersehen
Wiederkehrende Prüfungen und Maßnahmen sind schwer zu steuern, wenn sie nur in Tabellen gepflegt werden.
Nachweise liegen verteilt
Dokumente sind vorhanden, aber nicht zentral auffindbar oder nicht eindeutig dem richtigen Bereich zugeordnet.
Aufgaben bleiben offen
Maßnahmen scheitern oft daran, dass Zuständigkeit, Frist und Status nicht konsequent nachverfolgt werden.
KI-gestützte Funktionen
Wiederkehrende Arbeitsschritte schneller vorbereiten.
Die Standalone-Variante kann KI-gestützte Funktionen nutzen, um Informationen aus vorhandenen Unterlagen schneller in eine strukturierte Form zu bringen. Besonders hilfreich ist das beim Gefahrstoffmanagement: Sicherheitsdatenblätter können ausgelesen und als Grundlage für Gefahrstoffeinträge, Schutzmaßnahmen und spätere Betriebsanweisungen verwendet werden.
Die KI liefert Vorschläge und unterstützt bei der Strukturierung. Die fachliche Prüfung, Bewertung und Freigabe bleibt weiterhin beim Unternehmen beziehungsweise bei den verantwortlichen Personen.
Beispiele für KI-Unterstützung
- Sicherheitsdatenblätter auslesen und relevante Daten vorschlagen
- Gefahrstoffeinträge mit GHS, H-/P-Sätzen und PSA-Hinweisen vorbereiten
- Entwürfe für Betriebsanweisungen aus vorhandenen Daten strukturieren
- Informationen zusammenfassen und für die weitere Bearbeitung nutzbar machen
Module
Alle Kernbereiche des Arbeitsschutzmanagements als übersichtliche Module.
Die Standalone-Variante bildet die wichtigsten organisatorischen Arbeitsschutzthemen ab. Das Schulungsmanagement bleibt bewusst ein separater, betreuter Zusatzservice und wird nicht als frei nutzbares Standalone-Modul angeboten.
Standalone-Modul 01
Gefährdungsbeurteilungen eigenständig digital erstellen und pflegen.
Unternehmen können Arbeitsbereiche, Tätigkeiten, Gefährdungen und Schutzmaßnahmen strukturiert erfassen. Dadurch wird die Gefährdungsbeurteilung von einem statischen Dokument zu einem nutzbaren Steuerungsinstrument für Maßnahmen, Fristen und Verantwortlichkeiten.
Nutzen
- einheitliche Struktur für alle Bereiche und Standorte
- Maßnahmen mit Fristen und Verantwortlichen verbinden
- Wirksamkeitskontrollen nachvollziehbar dokumentieren
- PDF-Ausgabe für Ablage und Nachweisführung
Nutzen
- Betriebsanweisungen zentral verwalten
- Bezug zu Tätigkeiten, Arbeitsmitteln oder Gefahrstoffen herstellen
- Dokumente schneller auffinden und aktualisieren
- einheitliche Darstellung über Standorte hinweg
Standalone-Modul 02
Betriebsanweisungen nicht mehr in Ordnern verlieren.
Betriebsanweisungen werden zentral organisiert und können den passenden Themen zugeordnet werden. So behalten Unternehmen den Überblick über vorhandene, fehlende oder zu aktualisierende Dokumente.
Standalone-Modul 03
Gefahrstoffmanagement mit Sicherheitsdatenblättern, Schutzmaßnahmen und Betriebsanweisungen.
Gefahrstoffe können strukturiert erfasst und mit relevanten Informationen wie Einsatzort, Lagerort, GHS-Kennzeichnung, H-/P-Sätzen, PSA, Sicherheitsdatenblättern und Betriebsanweisungen verbunden werden.
Nutzen
- Gefahrstoffverzeichnis zentral führen
- Sicherheitsdatenblätter und Schutzmaßnahmen bündeln
- Betriebsanweisungen schneller ableiten
- mehr Übersicht für Unterweisung und Gefährdungsbeurteilung
Nutzen
- Prüfobjekte und Arbeitsmittel zentral erfassen
- Prüfarten, Intervalle und Fristen hinterlegen
- Verantwortlichkeiten definieren
- Prüfnachweise nachvollziehbar ablegen
Standalone-Modul 04
Prüf- und Arbeitsmittelmanagement für wiederkehrende Pflichten.
Prüfpflichtige Arbeitsmittel, Einrichtungen und Brandschutzelemente können im System verwaltet werden. Dadurch werden anstehende Prüfungen transparenter und Nachweise leichter auffindbar.
Standalone-Modul 05
Vorsorgekartei für arbeitsmedizinische Themen und Fristen.
Die Vorsorgekartei unterstützt Unternehmen dabei, arbeitsmedizinische Vorsorgearten, Termine, Fristen und Nachweise sauber zu organisieren und mit der Arbeitsschutzorganisation zu verbinden.
Nutzen
- Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge strukturieren
- Vorsorgefristen im Blick behalten
- Nachweise geordnet führen
- Schnittstelle zur Arbeitsmedizin verbessern
Nutzen
- kontrollpflichtige Beschäftigte verwalten
- Kontrollintervalle festlegen
- Durchführung dokumentieren
- Nachweise zentral speichern
Standalone-Modul 06
Führerscheinkontrollen nachvollziehbar dokumentieren.
Für Beschäftigte mit dienstlicher Fahrzeugnutzung können Kontrollen digital organisiert und dokumentiert werden.
Standalone-Modul 07
Fremdfirmenmanagement für externe Dienstleister und Nachweise.
Fremdfirmen, Unterlagen, Qualifikationen, Einweisungen, Ansprechpartner und Freigaben können übersichtlich organisiert werden. Das verbessert die Nachvollziehbarkeit bei externen Tätigkeiten im Betrieb.
Nutzen
- Fremdfirmen und Ansprechpartner zentral führen
- Unterlagen und Nachweise sammeln
- Einweisungen und Freigaben dokumentieren
- mehr Übersicht bei externen Tätigkeiten
Nutzen
- Begehungen und Feststellungen dokumentieren
- Bilder und Hinweise ergänzen
- offene Punkte direkt als Maßnahmen überführen
- Berichte zentral verwalten
Standalone-Modul 08
Berichte und Begehungen sauber dokumentieren.
Begehungen, interne Kontrollen und Feststellungen können direkt im System dokumentiert und mit Maßnahmen verbunden werden. Dadurch entsteht eine klare Nachverfolgung von der Feststellung bis zur Umsetzung.
Standalone-Modul 09
Maßnahmenmanagement für Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten.
Maßnahmen aus Gefährdungsbeurteilungen, Prüfungen, Begehungen, Unfallmeldungen oder Projekten können zentral erfasst, priorisiert und mit Verantwortlichkeiten versehen werden.
Nutzen
- offene Maßnahmen zentral bündeln
- Fristen, Verantwortliche und Status verwalten
- Bearbeitungsstände nachvollziehbar machen
- Aufgaben aus verschiedenen Modulen zusammenführen
Nutzen
- Benutzer, Rollen, Abteilungen und Standorte abbilden
- Zugriffsrechte passend zur Unternehmensstruktur vergeben
- Dashboard für Fristen, Status und offene Punkte nutzen
- mehrere Standorte und Verantwortliche übersichtlich steuern
Standalone-Modul 10
Unternehmensmanagement für Rollen, Standorte, Dashboard und Übersicht.
Das Unternehmensmanagement bildet die organisatorische Struktur ab: Benutzer, Rollen, Abteilungen, Standorte, Rechte und zentrale Übersichten. Dadurch eignet sich die Standalone-Variante auch für Unternehmen mit mehreren Standorten oder mehreren Verantwortlichen im Arbeitsschutz.
Standalone-Modul 11
Projektmanagement für Arbeitsschutz-, Brandschutz- und Organisationsprojekte.
Unternehmen können eigene Projekte anlegen, Personen zuordnen, Aufgaben verteilen, Bearbeitungsstände nachverfolgen und Projektstände auswerten. Dadurch lassen sich größere Arbeitsschutz- oder Brandschutzthemen strukturierter steuern.
Nutzen
- Projekte eigenständig anlegen
- Projektbeteiligte und Verantwortliche zuordnen
- Aufgaben verteilen und nachverfolgen
- Fortschritt und Projektstand auswerten
- Reports für Verantwortliche erstellen
Nutzen
- Unfallmeldungen digital erfassen
- Meldedaten strukturiert aufnehmen
- Unfälle direkt im System auswerten
- Übersichten und Auswertungen für Verantwortliche nutzen
- Folgeaufgaben und Maßnahmen ableiten
Standalone-Modul 12
Unfallmeldesystem für digitale Meldungen und sofortige Auswertung.
Mit dem Unfallmeldesystem können Unfallmeldungen digital durchgeführt werden. Die Angaben werden direkt im System ausgewertet und können für interne Übersichten, Maßnahmen und Nachverfolgung genutzt werden.
Für wen geeignet?
Vom kleinen Betrieb bis zur Unternehmensgruppe mit mehreren Standorten.
Die Standalone-Variante eignet sich für Unternehmen, die ihre Arbeitsschutzorganisation eigenständig strukturieren möchten, aber keine überladene Konzernlösung einführen wollen.
Kleine Unternehmen
Für Betriebe, die Ordnung in Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Prüfungen und Nachweise bringen möchten.
Mittelstand
Für Unternehmen mit mehreren Abteilungen, Verantwortlichen und wiederkehrenden Arbeitsschutzpflichten.
Mehrere Standorte
Für Unternehmensgruppen, die einheitliche Standards schaffen und dezentrale Bearbeitung ermöglichen möchten.
Betreuter Zusatzservice
Schulungen und Unterweisungen bleiben bewusst separat.
Das Schulungsmanagement wird in der Standalone-Variante nicht als frei nutzbares Modul angeboten. Schulungen und Unterweisungen können ergänzend durch Jakobs Consulting betreut, bereitgestellt und fachlich eingeordnet werden. So bleiben Schulungsinhalte kontrolliert, verständlich und rechtlich sauber eingebunden.
Unternehmen erhalten dadurch die Vorteile digitaler Nachweise, ohne Schulungsinhalte eigenständig erstellen, verwalten oder fachlich bewerten zu müssen.
Optional möglich
- betreute digitale Unterweisungen
- mehrsprachige Schulungsinhalte
- Nachweise und Zertifikate
- fachliche Unterstützung durch Jakobs Consulting
Positionierung
Schlankes Arbeitsschutzmanagement statt unübersichtlicher Funktionsflut.
Viele große EHS-Systeme sind sehr umfangreich und auf komplexe Konzernstrukturen ausgelegt. Die Standalone-Variante konzentriert sich auf die Arbeitsschutzthemen, die Unternehmen im Alltag wirklich steuern müssen: Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Gefahrstoffe, Prüfungen, Vorsorge, Maßnahmen, Berichte, Fristen und Nachweise.
Auf Arbeitsschutz zugeschnitten
Kein überladenes System, sondern klare Module für die tägliche Arbeitsschutzorganisation.
Aus der Beratung entwickelt
Die Struktur orientiert sich an realen Anforderungen aus Betreuung, Begehungen, Dokumentation und Maßnahmenverfolgung.
Für Wachstum vorbereitet
Geeignet für einzelne Betriebe, mehrere Abteilungen oder Unternehmen mit mehreren Standorten.
Demo anfragen
Sie möchten Ihr Arbeitsschutzmanagement digital organisieren?
Beschreiben Sie kurz Unternehmensgröße, Standorte und die wichtigsten Arbeitsschutzthemen. Gemeinsam prüfen wir, ob die Standalone-Variante zu Ihrer Organisation passt.